Los avances tecnológicos nos han obligado a replantearnos el porqué de las reuniones presenciales de trabajo. El flujo de información es más rápido que nunca, tenemos otras formas de contactar entre nosotros (correo electrónico, chats de grupo, llamadas telefónicas) y ya no encontramos tantas excusas como antes para reunirnos en persona.
Pero eso no significa que debamos abandonarlas. Al contrario, tenemos que ser capaces de identificar cuándo son necesarias las reuniones y planificarlas al detalle para que resulten útiles y enriquecedoras. Muchas veces, si no somos capaces de controlarlas, derivan en un encuentro largo y agotador, en el que tenemos la sensación de estar perdiendo el tiempo. Para evitar que sea así, toma nota de nuestros consejos.
Te dejamos un listado con recomendaciones para que organices una reunión útil, concreta, productiva e incluso divertida para los asistentes. Nos fijamos en el local para reuniones de trabajo, la gestión, la importancia de celebrar la reunión en el mejor entorno y tu tarea como líder. Aplícalo en tu próximo meeting y verás como los resultados mejoran la experiencia:
Cómo organizar reuniones de trabajo
Planificación Inicial
Lo primero que debes pensar a la hora de organizar una reunión es qué quieres conseguir de ella. Tal vez se trate de discutir el estado del proyecto, buscar soluciones a determinados problemas, presentar nuevas ideas o convencer a posibles socios. En cualquier caso, siéntate y pon por escrito qué objetivos quieres alcanzar y aterriza en el suelo todas tus ambiciones al respecto. Cuando lo hagas te darás cuenta de si realmente vale la pena convocar esa reunión o no.
En caso afirmativo, reflexiona sobre qué personas deberían estar presentes. Es importante que solo acudan a la reunión las que sean estrictamente necesarias; un encuentro lleno de gente que siente que no debería estar ahí crea mal ambiente y la sensación de perder el tiempo. Mejor pocas personas, pero participativas, que muchas y aburridas.
Envía una convocatoria a los participantes con todos los datos necesarios. Fecha, lugar, temas a tratar y duración aproximada de la reunión. Es importante dejar todos estos puntos claros para que las expectativas de los asistentes se ajusten a la realidad. Sé específico y exige puntualidad a todos.
Por último, antes de que llegue la reunión es importante cuidar el espacio. El equipamiento de la sala de reuniones, sus condiciones, la atmósfera que desprende el lugar... Son aspectos a tener en cuenta para que todo vaya bien. Elige con buen gusto, prepáralo todo y espera a que llegue el momento.
Ejecución
Durante el transcurso de la reunión, lo más complicado es ejercer el papel de líder y moderador a la vez. Aborda los temas más importantes con la mayor brevedad: mejor ir al grano en los primeros minutos. O, al menos, plantea las claves para que la discusión gire entorno a eso y no sobre temas banales.
Fomenta la participación de los implicados, pregunta e interésate por su opinión. Hay que dar espacio a todo el mundo para que se exprese, y crear un clima de confianza que ayude a que todos levanten su voz. Escuchar las opiniones de los demás, darles feedback o rebatirlos con educación también es necesario.
Moderar significa saber reconducir la situación. Es muy probable que alguien se vaya por las ramas o empiece a soltar un sermón que no termina nunca; con elegancia, hay que cortar esos momentos y retomar el hilo de la conversación. De igual manera, evita que las confrontaciones escalen y se formen “equipos” enfrentados: mediar y llegar a consensos también es una buena pauta para reuniones de trabajo efectivas.
Después de la reunión
Una vez terminada la reunión, es el momento de sintetizar las conclusiones. ¿Qué hemos extraído de ese encuentro? ¿Cuál es el resultado final? Elabora un documento con ideas, recomendaciones, pasos a seguir, resoluciones de dudas y todo aquello de valor que se haya comentado.
Según el tipo de reunión que sea, puedes enviar ese documento al resto de asistentes para que compartir la información o guardarla para ti. Lo importante es que te sirva para trazar las próximas líneas de acción. Asegúrate de que has respondido a los objetivos que te habías planteado en tu planificación inicial.
Core Coworking: salas de reuniones modernas
Como hemos dicho anteriormente, uno de los aspectos clave en éxito de una reunión es su localización. Aunque a veces no le damos la importancia que debería, una sala de reuniones transmite sensaciones y te predispone a un determinado humor (bueno o malo) antes de empezar. Tal vez tus propias oficinas no cuenten con el espacio adecuado y necesitas alquilar una sala de reuniones para tu propósito. En este caso, Core Smart Working es la respuesta.
En Core contamos con 4 salas de reuniones adaptadas a diferentes tamaños (de 4 a 20 personas) y con un equipamiento tecnológico envidiable. Disfruta de altavoces, micrófonos, arañas para videoconferencias y mucho más; conéctate con cualquier persona alrededor del mundo gracias a nuestras webcam y una conexión Wifi de alta velocidad.
Luz natural, un diseño moderno, sencillo y elegante y multitud de servicios complementarios (recepción, limpieza, zona de café para un break) aportan un valor añadido a la experiencia de reunirse en Core Coworking. Recuerda: el secreto de una buena reunión de trabajo es planificarla con antelación, situarla en el mejor lugar, dirigirla con seguridad y extraer un buen aprendizaje. ¡A por ella!