Las reuniones de empresa tienen objetivos muy distintos. Ganar nuevos clientes, realizar convenios de colaboración con otras empresas, presentar proyectos para convencer a tus superiores y un largo etcétera. Sea cual sea el caso, el lugar es importante: contar con una sala para reuniones empresariales es imprescindible si quieres hacer crecer tu negocio.
Las posibilidades son múltiples: si tienes tu propia oficina, debes asegurarte de contar con un espacio propio para reuniones; si trabajas en un coworking, puedes compartir esas salas con tus compañeros de otras empresas; y si tu equipo y tú teletrabajais, siempre tenéis la opción de recurrir al alquiler de salas de reuniones en coworkings, hoteles u otros espacios que los oferten.
Una sala de reunión adecuada te aporta una buena imagen y te ayuda a transmitir profesionalidad y seriedad. Te echa una mano a la hora de seducir a tus invitados y ganar reputación. Te sientes cómodo en ella y te atreves a lanzar las ideas más atrevidas. Pero antes de organizar tus reuniones de trabajo, debes buscar ese lugar perfecto: déjanos aconsejarte y guíate por los siguiente puntos cuando te lances al alquiler de espacios para reuniones:
Alquiler de una sala de reuniones: aspectos a evaluar
La ubicación
La facilidad de acceso a la sala será importante para no robar tiempo de más ni dificultar el desplazamiento a las personas que forman parte de la reunión. Ten en cuenta esto antes de alquilar una sala: si está cerca de una parada de metro/bus, si está cerca de la estación de tren de la localidad, si las personas que has invitado vienen de otra ciudad o no y cómo van a llegar hasta ti… Parece una exageración, pero si quieres seducir a un futuro partner y llega a la reunión enfadado porque no ha podido aparcar o el taxi le ha salido carísimo, ¡empezamos mal!
La iluminación
La iluminación de la sala puede acabar definiendo el “estado de ánimo” de la reunión. Necesitamos, si es posible, contar con una buena iluminación natural y realizar la reunión en una hora del día en la que podamos disfrutar de esa luz. Si la luz natural no es posible, al menos asegúrate que la luz artificial es potente y clara y que no existe una sensación de oscuridad o claustrofobia en la habitación. También hay que fijarse en cuantos focos de luz hay y donde están colocados.
El espacio
Elige una sala que se adapte al número de personas que vas a invitar. No queremos, por supuesto, una sala demasiado pequeña en la que no quepamos todos; una demasiado amplia que dé sensación de vacío también se puede volver en nuestra contra. Asegúrate que es una sala espaciosa en la que puedas exponer a tu gusto y que tus invitados se sientan cómodos.
La privacidad
En tu proceso de alquiler de sala de reuniones debes tener en cuenta que el espacio esté aislado tanto de los ruidos del exterior como de las conversaciones del interior, para que ningún factor externo os perturbe. Igualmente, si el contenido de la reunión va a ser especialmente delicado o privado, vale la pena comprobar que lo que se discuta dentro de la sala no se escuche desde fuera. Estas medidas de prevención son clave para garantizar la confidencialidad de todo lo que suceda en el encuentro.
La tecnología
Si te preguntas “¿cómo organizar una reunión de trabajo?” la tecnología es un aliado muy potente. A día de hoy muchas salas de reuniones para alquilar cuentan con proyectores, altavoces, televisores y todo tipo de accesorios que nos permiten jugar y hacer presentaciones más dinámicas. Un ejemplo: si buscas alquiler de salas de reuniones en Valencia, Core Coworking te ofrece salas en las que la tecnología tiene un papel muy importante. Constan de pantallas táctiles de hasta 75 pulgadas con opción de pizarra, araña de conferencias con una calidad de sonido impecable, altavoz, micrófono y webcam para conferencias, con lo que es más fácil reunirse con personas de cualquier rincón del mundo.
Toma nota de todos estos puntos y fíjate en ellos cuando vayas a visitar una sala de reuniones. También debes fiarte de tu instinto y conectar de alguna manera con el espacio, y sentir que encaja con tu misión al realizar esa reunión. En Core estamos a tu disposición si quieres visitar nuestro coworking y sus salas, ¡te esperamos!